A priorizálás átláthatóságot kölcsönöz életünkbe, ezáltal nem veszünk el a feladatok tengerében, ami hozzájárul az időgazdálkodás optimalizálásához és egyben csökkentheti a stressz-szintünket. Megszűnik a folyamatos aggódás és az érzés, hogy „azt sem tudom hol áll a fejem”, „ki sem látok a munkahelyi feladatok közül”, „hol kezdjem”, „mihez nyúljak”, „hogy készülök el határidőre”, és ehhez hasonló tipikus esetek. A fontossági sorrend kialakítása és ütemezése számtalan előnyöket hordoz magában, segít az egyensúly megtalálásában, ezért a pozitív hatásai a mindennapokban is érzékelhetők. Az életünk minden területén, külön-külön és összességében nézve sem árt, ha tisztában vagyunk a teendőinkkel és rendszerezve átlátjuk azokat.

A folyamat első lépéseként készítsünk egy „To do list”-et, vagyis egy olyan listát, ami az előttünk álló feladatokat tartalmazza. Célszerű egy meghatározott időtávra levetíteni mindezt, általában 5-7 nap az ideális, de az eltérő életviteleknek köszönhetően előfordulhat, hogy más intervallum a megfelelő. A listát kedvünk szerint elkészíthetjük kézzel írottan felsorolásszerűen, dolgozhatunk Wordbe és Excel táblázatban is. A feladatokat tételesen címszavakban jelöljük, ezt korlátozhatjuk kizárólag a munkára vonatkozóan, de egybeköthetjük magánéleti teendőinkkel. Ha mindent összeszedtünk következhet a rendszerezés és az ütemterv kialakítása. A priorizálás során különböző szempontokat vegyünk figyelembe. A legfontosabb tényező a határidők, emellett az adott feladatott delegált személye (ki bízta meg a feladattal, milyen pozíciót tölt be), a feladat nehézségi szintje a képességinkhez mérten, a szükséges egységnyi ráfordított idő mértéke, illetve ha mi magunk is vezető pozíciót töltünk be, akkor esetlegesen mely feladatokat delegálhatjuk tovább. Amennyiben a komplex listát választjuk, ami a magánéleti szálat is tartalmazza, akkor különítsük el a két területet egymástól, és eszerint dolgozzunk. A listák elkészültjével, vessük össze őket és árnyaljuk.

A módszer alkalmazása rövid időn belül megtérül, és garantált javulás várható a stressz-szintünk csökkenése és az időbeosztásunk hatékonyságát illetően.

Kipróbálta? Küldje el tapasztalatait!